Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Nuno Miguel & Carla Susana, Lda, NIF 517 451 972, met zetel te Rua Dom Manuel II, 6, 4430-084 Vila Nova de Gaia.

Contact voor privacy: geral@vtrapidus.com. Er wordt geen Functionaris voor Gegevensbescherming vermeld, omdat voor deze activiteit geen FG is aangewezen.

2. Wie wordt gedekt

Dit beleid is van toepassing op klanten, passagiers, personen die aanvragen indienen namens derden, zakelijke contacten, potentiële partners en chauffeur-kandidaten wanneer zij gebruikmaken van de diensten en kanalen van VTRapidus die onder deze website vallen.

3. Verwerkte gegevens bij aanvragen en boekingen

• naam, telefoon, e-mail en contactvoorkeur;
• type dienst, vertrek, bestemming en exacte adressen;
• datum, tijdstip, aantal passagiers, bagage en voertuigcategorie;
• vluchtnummer indien van toepassing;
• opmerkingen of instructies die nodig zijn voor de dienst;
• boekingsreferentie, operationele statussen, toegewezen chauffeur/dienstverlener en essentiële diensthistoriek;
• berekende prijs, gevalideerde prijs, bedragen en betalingsstatussen.

Kandidaturen van chauffeurs/partners

Wanneer iemand zich kandidaat stelt voor het netwerk, kunnen identificatie- en contactgegevens worden verwerkt, evenals een optionele profielfoto voor interne identificatie, beroepservaring, beschikbaarheid, geaccepteerde zones en soorten diensten, voertuiginformatie en verklaringen over wettelijke vereisten. Aanvullende bewijsdocumenten mogen alleen worden opgevraagd wanneer dit noodzakelijk is in een latere analysefase en via het daarvoor bestemde kanaal.

4. Technische en beveiligingsgegevens

Er kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de dienst, zoals sessie-informatie, gebeurtenislogboeken, datum/tijd, beveiligingsgegevens, gepseudonimiseerde identificatoren of hashes die worden gebruikt voor het beperken van misbruik, het voorkomen van duplicaten en technische audits.

Pseudonimisering maakt deze elementen niet automatisch tot anonieme gegevens.

5. Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt via een gespecialiseerde dienstverlener, momenteel Stripe. VTRapidus kan boekingsreferentie, e-mail, bedragen, status, sessie-/gebeurtenis-identificatoren en informatie die nodig is voor het afstemmen van de betaling verwerken.

VTRapidus hoeft de volledige kaartgegevens die in de Stripe Checkout worden gebruikt niet in zijn systeem op te slaan.

6. Gevoelige gegevens en vrije opmerkingen

Wij vragen in de regel geen gezondheidsgegevens, gegevens over ras of etnische afkomst, religie, seksuele geaardheid of andere bijzondere categorieën op. Het opmerkingenveld mag alleen worden gebruikt voor noodzakelijke operationele informatie. Als een concrete behoefte aan toegankelijkheid of ondersteuning bijkomende informatie vereist, vragen wij deze te beperken tot het strikt noodzakelijke.

7. Doeleinden

• aanvragen ontvangen, analyseren en beantwoorden;
• voorwaarden en prijs berekenen en valideren;
• vervoers-/coördinatieovereenkomsten sluiten, uitvoeren en begeleiden;
• communiceren met klant, passagier, chauffeur en toegewezen dienstverlener;
• betalingen en terugbetalingen verwerken en afstemmen;
• fiscale documentatie opstellen en boekhoudkundige of wettelijke verplichtingen nakomen;
• fraude, misbruik, duplicaten en beveiligingsincidenten voorkomen;
• rechten verdedigen en klachten behandelen;
• het gebruik van de website meten, uitsluitend wanneer toestemming bestaat voor optionele tools.

8. Rechtsgronden

Afhankelijk van het doel kan de verwerking berusten op precontractuele maatregelen en uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting, zorgvuldig afgewogen gerechtvaardigde belangen — met name beveiliging, fraudepreventie, rechtsverdediging en operationeel beheer — of toestemming wanneer de wet dit vereist, zoals bij bepaalde optionele analytische technologieën.

Wij gebruiken toestemming niet als kunstmatige grondslag voor verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het beheer van de aanvraag of de overeenkomst.

9. Noodzakelijk karakter van de gegevens

De als verplicht aangeduide velden zijn noodzakelijk om de aanvraag te analyseren of uit te voeren. Worden ze niet verstrekt, dan kan het onmogelijk zijn de dienst te valideren, te bevestigen of te verlenen.

10. Ontvangers en delen

De gegevens worden alleen gedeeld voor zover noodzakelijk. Ontvangers kunnen zijn:

• de chauffeur of exploitant die aan de dienst is toegewezen;
• leveranciers van hosting, onderhoud, e-mail, beveiliging en technische ondersteuning;
• Stripe en andere daadwerkelijk gebruikte betalingsdienstverleners;
• boekhouding, facturatie of professionele adviseurs wanneer nodig;
• autoriteiten of bevoegde instanties bij wettelijke verplichting of gerechtvaardigde noodzaak tot rechtsverdediging.

Niet alle derden handelen noodzakelijkerwijs als verwerker: hun juridische rol hangt af van de doeleinden en de autonomie waarmee zij de gegevens verwerken.

11. Chauffeurs en exploitanten

De toegewezen dienstverlener ontvangt alleen de elementen die nodig zijn voor de voorbereiding en uitvoering van de dienst, zoals operationele identificatie/contact van de passagier, route, adressen, datum/tijd, passagiers, bagage en relevante instructies. Hij mag deze gegevens niet gebruiken voor eigen doeleinden die onverenigbaar zijn met de dienst.

12. Internationale doorgiften

Sommige mondiale technologische leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, moet de verwerking berusten op een door de AVG erkend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toepasselijke waarborg.

13. Bewaring

De gegevens worden alleen bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden en de toepasselijke wettelijke termijnen. De duur varieert naargelang het type gegevens:

• aanvragen/boekingen: zolang nodig voor uitvoering, ondersteuning, klachten en rechtsverdediging;
• fiscale/boekhoudkundige documentatie: gedurende de wettelijk vereiste periode;
• beveiligings- en misbruikpreventielogs: gedurende een periode die in verhouding staat tot het risico en het doel;
• toestemming en het bewijs daarvan: zolang nodig om de keuze aan te tonen en aansprakelijkheidsverplichtingen na te komen;
• optionele analytische gegevens: volgens de configuratie en de grenzen die in het Cookiebeleid worden beschreven.

De termijnen moeten worden herzien zodra het doel de bewaring niet langer rechtvaardigt.

14. Rechten van betrokkenen

Volgens de wettelijk toepasselijke bepalingen kunt u de rechten van inzage, rectificatie, wissing, beperking, verzet en overdraagbaarheid uitoefenen, evenals een gegeven toestemming intrekken wanneer deze de rechtsgrond van de verwerking is.

Deze rechten zijn niet absoluut; er kunnen wettelijke beperkingen bestaan, met name wanneer bepaalde gegevens moeten worden bewaard om verplichtingen na te komen of rechten te verdedigen.

15. Hoe rechten worden uitgeoefend

Stuur het verzoek naar geral@vtrapidus.com en geef voldoende informatie om u te lokaliseren. Wij kunnen een passend identiteitsbewijs vragen wanneer dit nodig is om openbaarmaking aan derden te voorkomen.

Wij antwoorden binnen de wettelijk toepasselijke termijnen. In de regel voorziet de AVG in een antwoord binnen één maand, onverminderd de toegestane verlengingen in complexe gevallen.

16. Geautomatiseerde beslissingen

De website kan automatische route- en prijsberekeningen uitvoeren, maar de bevestiging van de aanvraag en de prijs is afhankelijk van menselijke validatie. In het beschreven normale proces wordt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing genomen die aanzienlijke rechtsgevolgen heeft voor de klant.

17. Beveiliging

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die in verhouding staan tot het risico, waaronder toegangscontrole, beveiligde sessies, scheiding van gevoelige configuraties, beperking van machtigingen, technische logboeken en mechanismen voor integriteit/gelijktijdigheid in operationele gegevens.

Geen enkel systeem is absoluut onkwetsbaar; de maatregelen worden herzien in het licht van risico, technologie en operatie.

18. Datalekken

Beveiligingsincidenten met persoonsgegevens worden beoordeeld volgens de AVG. Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, worden de kennisgevingen aan de toezichthoudende autoriteit en/of de betrokkenen binnen de toepasselijke termijnen uitgevoerd.

19. Gegevens van derden

Wie gegevens van een andere passagier invoert, moet gemachtigd zijn deze te verstrekken en zich beperken tot wat noodzakelijk is voor de dienst. Gegevens van derden mogen niet zonder noodzaak of passende machtiging worden ingevoerd.

20. Cookies en externe technologieën

Het gebruik van Google Analytics, Microsoft Clarity en vergelijkbare technologieën hangt af van de keuzes die in het Cookiebeleid worden beschreven. Externe bronnen, zoals webfonts, kunnen technische verbindingen met externe leveranciers met zich meebrengen, zelfs wanneer het geen analytische cookies betreft.

21. Klacht bij de CNPD

Onverminderd andere wettelijke middelen kunt u een klacht indienen bij de Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) als u van mening bent dat de verwerking in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

22. Wijzigingen en versie

Dit beleid kan worden bijgewerkt om wettelijke, technische of operationele wijzigingen weer te geven. Materiële wijzigingen worden weergegeven in een nieuwe versie/datum. De versie die van toepassing is op een contractuele interactie kan samen met de betreffende referentie worden opgeslagen.

Contact

Nuno Miguel & Carla Susana, Lda
NIF 517 451 972
Rua Dom Manuel II, 6 · 4430-084 Vila Nova de Gaia · Portugal
geral@vtrapidus.com · +351 911 584 065